Hướng Dẫn Sử Dụng

Hệ Thống Quản Lý Folder Danh Mục - DTD Agency SaaS Platform

Multi-User Isolation Data Security User-Specific

Video Hướng Dẫn Chi Tiết Trên YouTube

Xem video hướng dẫn từng bước để nắm vững cách sử dụng hệ thống một cách nhanh nhất!

XEM NGAY VIDEO HƯỚNG DẪN

Tiết kiệm thời gian
Học trong 10 phút

Trực quan
Demo thực tế

Dễ hiểu
Từng bước chi tiết

Mục lục

Giới thiệu Tính năng chính Bắt đầu sử dụng Tạo Folder Quản lý Folder Sử dụng hiệu quả Best Practices FAQ

Giới thiệu

Hệ thống quản lý Folder Danh mục là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức và phân loại các kịch bản chatbot của mình một cách khoa học và hiệu quả.

Bảo mật và Tách biệt dữ liệu

Data Isolation: Mỗi người dùng có dữ liệu hoàn toàn riêng biệt. Tất cả folder và kịch bản của bạn được bảo vệ và chỉ bạn mới có thể xem và chỉnh sửa. Người dùng khác không thể truy cập vào dữ liệu của bạn.

Folder là gì?

Folder (Danh mục) là các thư mục giúp bạn nhóm các kịch bản chatbot có liên quan với nhau. Ví dụ:

Folder "Sản phẩm điện tử"
  • Kịch bản giới thiệu laptop
  • Kịch bản tư vấn điện thoại
  • Kịch bản chăm sóc sau bán
Folder "Thời trang"
  • Kịch bản tư vấn size
  • Kịch bản khuyến mãi
  • Kịch bản care khách hàng

Tính năng chính

BẬT/TẮT Folder

Kiểm soát toàn bộ kịch bản trong folder chỉ bằng một nút bấm. Khi TẮT folder, tất cả kịch bản bên trong sẽ ngừng hoạt động.

Màu sắc tùy chỉnh

Mỗi folder có màu sắc riêng giúp bạn dễ dàng phân biệt và nhận diện nhanh chóng.

Sắp xếp thứ tự

Tự do sắp xếp folder theo thứ tự ưu tiên của bạn với hệ thống số thứ tự linh hoạt.

Thống kê kịch bản

Xem ngay số lượng kịch bản trong mỗi folder, giúp quản lý tốt hơn.

Mẹo Pro:

Sử dụng màu sắc một cách thông minh: Xanh lá cho folder đang chạy tốt, Vàng cho folder đang test, Đỏ cho folder tạm ngưng.

Bắt đầu sử dụng

1 Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập script_categories_manager.php sau khi đăng nhập. Hệ thống sẽ tự động nhận diện user của bạn.

2 Xem danh sách folder hiện tại

Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ thấy thông báo "Chưa có folder nào". Đừng lo, chúng ta sẽ tạo folder ngay!

Lưu ý về Data Isolation

Tất cả folder bạn tạo ra sẽ chỉ bạn mới thấy được. Ngay cả admin cũng không thể xem được folder của bạn. Mỗi user có một "không gian làm việc" riêng biệt hoàn toàn.

Tạo Folder mới

1 Nhấn nút "Thêm Folder Mới"

Bạn sẽ thấy một form hiện ra với các trường thông tin cần điền.

2 Điền thông tin Folder
Tên Folder *

Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ. Ví dụ: "Sản phẩm điện tử", "Thời trang nam", "Dịch vụ spa"...

Mô tả (Không bắt buộc)

Viết ngắn gọn về mục đích của folder. Ví dụ: "Các kịch bản tư vấn và bán hàng cho sản phẩm điện tử"

Màu sắc

Chọn màu sắc đại diện cho folder. Có 8 màu gợi ý sẵn hoặc bạn có thể chọn màu tùy chỉnh:

Thứ tự sắp xếp

Nhập số thứ tự (mặc định là 0). Folder có số thứ tự nhỏ hơn sẽ hiển thị trước:

  • 0 - Hiển thị đầu tiên
  • 1, 2, 3... - Hiển thị theo thứ tự tăng dần
  • 99 - Hiển thị cuối cùng
3 Nhấn "Tạo Folder"

Hệ thống sẽ tạo folder và hiển thị thông báo thành công. Folder mới của bạn sẽ xuất hiện ngay lập tức!

Best Practice cho việc đặt tên:
  • Ngắn gọn: 2-4 từ là đủ
  • Rõ ràng: Ai đọc cũng hiểu folder về gì
  • Phân loại logic: Theo sản phẩm, dịch vụ, hoặc quy trình
  • Ví dụ tốt: "Tư vấn Laptop", "Care Khách VIP", "Flash Sale"
  • Tránh: "Folder 1", "Test", "Abc xyz"...

Quản lý Folder

Chỉnh sửa Folder

Cách làm:

  1. Nhấn vào nút ở góc trên cùng bên phải của folder card
  2. Form chỉnh sửa sẽ hiện ra với thông tin hiện tại
  3. Thay đổi thông tin bạn muốn (tên, mô tả, màu, thứ tự)
  4. Nhấn "Cập nhật" để lưu thay đổi

BẬT/TẮT Folder

Cách làm:

Trong mỗi folder card, bạn sẽ thấy một công tắc (toggle switch). Chỉ cần click vào công tắc này để:

  • BẬT folder: Tất cả kịch bản bên trong sẽ hoạt động bình thường
  • TẮT folder: Tất cả kịch bản bên trong sẽ NGỪNG hoạt động
Cảnh báo quan trọng:

Khi bạn TẮT một folder, TẤT CẢ kịch bản bên trong folder đó sẽ NGỪNG phản hồi, bất kể trạng thái riêng của từng kịch bản. Hãy cẩn thận khi sử dụng tính năng này!

Xóa Folder

Cách làm:

  1. Nhấn vào nút ở góc trên cùng bên phải của folder card
  2. Xác nhận xóa trong hộp thoại cảnh báo
  3. Folder sẽ bị xóa ngay lập tức
Lưu ý: Khi xóa folder, các kịch bản bên trong KHÔNG BỊ XÓA mà sẽ chuyển sang trạng thái "Uncategorized" (Chưa phân loại). Bạn có thể gán lại chúng vào folder khác sau.

Xem thống kê

Mỗi folder card hiển thị:

  • Số lượng kịch bản: Tổng số kịch bản trong folder
  • Thứ tự: Số thứ tự sắp xếp của folder
  • Trạng thái: BẬT (màu xanh) hoặc TẮT (màu đỏ)

Sử dụng hiệu quả

Phân loại thông minh

Theo ngành hàng
Điện tử
15 kịch bản
Thời trang
12 kịch bản
Ẩm thực
8 kịch bản
Theo quy trình bán hàng
Tư vấn
Thứ tự: 1
Chốt đơn
Thứ tự: 2
Giao hàng
Thứ tự: 3
CSKH
Thứ tự: 4
Theo chiến dịch/sự kiện
  • Flash Sale 11.11 - Thứ tự: 0 (ưu tiên cao nhất)
  • Black Friday - Thứ tự: 1
  • Tết Nguyên Đán - Thứ tự: 2
  • Sale thường xuyên - Thứ tự: 99

Sử dụng màu sắc hiệu quả

Màu XANH LÁ

Folder đang hoạt động tốt, hiệu quả cao, đã được optimize.

Màu XANH DƯƠNG

Folder thông tin, tư vấn, hỗ trợ khách hàng.

Màu VÀNG

Folder đang trong giai đoạn test, thử nghiệm, cần theo dõi.

Màu ĐỎ

Folder khẩn cấp, ưu tiên cao, hoặc cần chú ý đặc biệt.

Chiến lược thứ tự sắp xếp

Quy tắc vàng:
  • 0-9: Folder quan trọng, ưu tiên cao (chiến dịch đang chạy, sản phẩm hot)
  • 10-49: Folder hoạt động thường xuyên (sản phẩm chính)
  • 50-89: Folder ít sử dụng hơn (sản phẩm phụ, kịch bản backup)
  • 90-99: Folder archive, lưu trữ (kịch bản cũ, không còn dùng nhưng giữ lại)

Best Practices

Nên làm
  • ✅ Đặt tên folder rõ ràng, dễ hiểu
  • ✅ Sử dụng màu sắc nhất quán theo hệ thống
  • ✅ Viết mô tả chi tiết cho mỗi folder
  • ✅ Sắp xếp folder theo mức độ ưu tiên
  • ✅ Review và tối ưu folder định kỳ (hàng tuần/tháng)
  • ✅ TẮT folder khi không sử dụng để tiết kiệm tài nguyên
  • ✅ Backup danh sách folder và cấu trúc
Không nên làm
  • ❌ Tạo quá nhiều folder không cần thiết
  • ❌ Đặt tên folder mơ hồ (VD: "Test 1", "Abc"...)
  • ❌ Để folder trống không có kịch bản
  • ❌ Quên cập nhật mô tả khi thay đổi mục đích folder
  • ❌ Xóa folder có nhiều kịch bản quan trọng mà không backup
  • ❌ Sử dụng màu sắc ngẫu nhiên không theo quy tắc
  • ❌ Bỏ qua việc kiểm tra trạng thái BẬT/TẮT
Pro Tips từ chuyên gia:
  1. Rule of 7: Tối đa 7 folder chính cho dễ quản lý. Nếu nhiều hơn, hãy nhóm lại.
  2. Weekly Review: Mỗi tuần dành 15 phút review hiệu quả của từng folder.
  3. Color Psychology: Dùng màu sắc phù hợp với cảm xúc bạn muốn truyền tải.
  4. A/B Testing: Tạo 2 folder cùng mục đích nhưng khác strategy để so sánh.
  5. Archive Smart: Đừng xóa folder cũ, hãy TẮT và đặt thứ tự 99 để lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

KHÔNG! Hệ thống sử dụng Data Isolation - mỗi user có dữ liệu hoàn toàn riêng biệt. Chỉ bạn mới có thể:
  • Xem folder của mình
  • Tạo, sửa, xóa folder
  • Quản lý kịch bản trong folder
Ngay cả admin cũng không thể truy cập vào dữ liệu của bạn.

Không giới hạn! Bạn có thể tạo bao nhiêu folder tùy thích. Tuy nhiên, để dễ quản lý, chúng tôi khuyến nghị:
  • 5-10 folder cho người mới bắt đầu
  • 10-20 folder cho người dùng nâng cao
  • 20+ folder chỉ khi thực sự cần thiết

KHÔNG! Khi xóa folder:
  • ❌ Folder bị xóa vĩnh viễn
  • ✅ Các kịch bản bên trong KHÔNG BỊ XÓA
  • 📁 Kịch bản sẽ chuyển sang trạng thái "Uncategorized"
  • 🔄 Bạn có thể gán lại chúng vào folder khác
Mẹo: Nếu lo lắng, hãy TẮT folder thay vì xóa!

Khi TẮT một folder:
  • ⛔ TẤT CẢ kịch bản bên trong folder sẽ NGỪNG phản hồi
  • 🤖 Bot sẽ không trigger các kịch bản này
  • 💤 Các kịch bản sẽ ở trạng thái "ngủ"
  • ✅ Khi BẬT lại, mọi thứ hoạt động bình thường ngay lập tức
Cẩn thận: Tính năng này rất mạnh! Chỉ 1 click có thể TẮT hàng chục kịch bản cùng lúc.

CÓ, hoàn toàn được! Bạn có thể:
  • ✏️ Sửa màu sắc bất cứ lúc nào
  • 🎨 Chọn từ 8 màu gợi ý hoặc màu tùy chỉnh
  • 🔄 Thay đổi không giới hạn số lần
  • 💾 Thay đổi được lưu ngay lập tức

Hệ thống sắp xếp folder theo quy tắc:
  1. Ưu tiên theo số thứ tự: Số nhỏ → hiển thị trước
  2. Nếu cùng số thứ tự: Sắp xếp theo tên (A-Z)
Ví dụ:
  • 0 Flash Sale → Hiển thị đầu tiên
  • 1 Sản phẩm Hot → Thứ 2
  • 5 Thời trang → Thứ 3
  • 5 Điện tử → Thứ 4 (cùng số 5, sắp theo tên)
  • 99 Archive → Cuối cùng

KHÔNG được! Khi xóa folder:
  • ❌ Folder bị xóa vĩnh viễn, không thể khôi phục
  • ⚠️ Thông tin folder (tên, màu, mô tả, thứ tự) sẽ mất
  • ✅ Nhưng các kịch bản bên trong vẫn an toàn!
Khuyến nghị:
  • Nếu không chắc chắn → TẮT folder thay vì xóa
  • Chụp ảnh màn hình cấu hình folder quan trọng
  • Luôn đọc kỹ cảnh báo trước khi xác nhận xóa

Cần hỗ trợ?

Nếu bạn gặp khó khăn hoặc có câu hỏi, đừng ngại liên hệ với chúng tôi!

Email hỗ trợ

support@dtdagency.com

Hotline

1900-xxxx (8:00 - 22:00)

Facebook

m.me/dtdagency

Tài liệu

docs.dtdagency.com

2025 DTD Agency - Hệ thống Quản lý Bot đa người dùng
Phiên bản: 7.0 | Cập nhật: 23/04/2026